บทที่ 1 การใช้โปรแกรมประมวลผลคำจัดทำเอกสาร 

 ความเป็นมาของโปรแกรมประมวลผลคำ

  โดยทั่วไป โปรแกรมประมวลผลคำที่นิยมใช้กันมากที่สุด คือ MS Word และชุดออฟฟิศ จะมีชุดคำสั่งและเมนูเป็นภาษาอังกฤษ แต่ต่อมาไดมีการพัฒนาโปรแกรมชุดออฟฟิศชุดภาษาไทย (Thai Edition ) ซึ่งมีความจำเป็นในเรื่องของการรับรองระบบการจัดการภาษาไทย การอ้างอิงวันเวลา และตามแบบอย่างของประเทศไทย ทั้งนี้ต้องสัมพันธ์กับระบบปฏิบัติการที่ต้องเป็นชุดภาษาไทยด้วย

          การใช้ Word เริ่มเข้ามาใช้ในเมืองไทยครั้งแรกเป็นเวอร์ชั่น 2.0 โดยทำงานบนระบบปฎิบัติการ Windows 3.0 แต่ก็ยังไม่ได้รับความนิยมมากนัก เนื่องจากมีปัญหาในเรื่องระบบการจัดการภาษาไทย ต่อมาบริษัทได้พัฒนาเป็นเวอร์ชั่น 6.0 ซึ่งมีคุณสมบัติต่าง ๆ เพิ่มขึ้น และมีการแก้ไขปัญหาในเรื่องระบบการจัดการภาษาไทยได้ จึงได้รับความนิยมมากขึ้น

          หลังจากที่ระบบปฎิบัติการ Windows 7 ได้รับความนิยม ทำให้บริษัทไมโครซอฟต์ได้พัฒนาโปรแกรมชุดออฟฟิต หรือเรียกว่า Office 2010 ขึ้นมา เพื่อใช้งานบนระบบฏิบัตการ Windows 7 จนในปัจจุบันเป็น Office 2010 โดยมีการพัฒนาเป็นลำดับอย่างต่อเนื่อง

การเข้าสู่โปรแกรมและจบการทำงาน

          หลังจากที่ได้ทำการติดตั้งโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว สามารถข้าสู่ระบบ MS Word ได้ 2 วิธีด้วยกัน คือ

1.   เข้าสู่โปรแกรมที่แถบงาน Start

2.   เข้าสู่โปรแกรมที่เมนู ชอร์ตคัท ( Short Cut ) บนหน้าจอเดสก์ทอป

การใช้โปรแกรมประมวลผลคำจัดทำเอกสาร

          เข้าสู่โปรแกรมที่แถบงาน Start มีขั้นตอนดังนี้ 

  1.เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่  

 2.เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ All Programs

 3.เลือกโฟลเดอร์ Microsoft office 2010 ++ Microsoft Word 2010

ปกติหลังจากที่โปรแกรมถูกเปิดขึ้นมา โปรแกรมจะทำการสร้างเอกสารใหม่ให้โดยอัตโนมัติ และโปรแกรมจะตั้งชื่อให้เป็น Document1.Doc และสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์เอกสารโดยการบันทึกข้อมูล ( Save ) จะกล่าวในหัวข้อต่อไปนี้ ซึ่งในการจบโปรแกรมการทำงาน มีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกแท็บ

2. คลิกเลือก
3.หรือคลิกเลือก

หากยังไม่มีการบันทึกก่อนหน้ามีการเปลี่ยนแปลง โปรแกรมจะถามการบันทึกอัตโนมัติ ถ้าต้องการบันทึกเอกสารให้คลิกปุ่ม Save  แต่ถ้าไม่ต้องการบันทึกเอกสารให้คลิกปุ่ม Don’t Save และต้องการยกเลิกการปิดเอกสารคลิกปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิก ดังรูป

เข้าสู่โปรแกรมโดยเข้าที่ Short Cut บนหน้าจอ Desktop

          วิธีการนี้เป็นวิธีการเข้าสู่โปรแกรมที่สะดวก รวดเร็ว ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกเมาส์ไปที่ Short Cut ไอคอน Microsoft Word 2010 อยู่บนหน้าจอ Desktop 

2.ดับเบิลคลิกที่ Short Cut ดังรูป

แถบเมนูและชุดเมนูคำสั่ง ( Toolbars and Menu )

แถบเครื่องมือ ( Toolbars )

          แถบเครื่องมือ คือ กลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการจัดการรูปแบบเอกสาร ซึ่งเป็นชุดคำสั่งเดียวกันกับชุดเมนูคำสั่ง เพียงแต่สัญญลักษณ์ไอคอน ( Icon ) เพื่อให้ผู้ใช้สามารถจดจำและง่ายต่อการใช้งาน แถบเครื่องมือในโปรแกรม MS Office Word 2010 มีมากมาย แต่ที่ใช้หลัก ๆ จะอยู่ในกลุ่มเครื่องมือ คือ

1.แถบ Ribbon ซึ่งจะรวมเครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้งานมาไว้ต้วยกัน

แถบ Ribbon เป็นส่วนที่รวมแถบเมนูต่าง ๆ ซึ่งในแท็บจะรวมชุดคำสั่ง ( Menu ) ที่ใช้การจัดการกับเอกสารมารวมไว้ด้วยกัน เป็นการรวมความสามารถในการทำงานทั้งหมด โดยใช้แท็บเป็นตัวแยกหมวดหมู่ในการทำงาน

     เมื่อผู้ใช้ต้องการใช้งานในลักษณะใดก็เลือกแท็บเมนูนั้น เช่น แฟ้ม ( File ) หน้าแรก ( Home ) แทรก

( Insert ) เค้าโครงหน้ากระดาษ ( Page Layout ) การอ้างอิง ( Reference ) การส่งจดหมาย ( Mailings ) ตรวจทาน ( Review ) มุมมอง ( View )

ชุดเมนูคำสั่ง ( Menu )

      ชุดเมนูคำสั่ง คือ กลุ่มที่ใช้ในการจัดการรูปแบบเอกสารทั้งหมดในโปรแกรม MS Office Word 2010 ซึ่งมีทั้งหมด 8 เมนูด้วยกัน ดังนี้

1.       เมนูแฟ้ม ( File ) เป็นส่วนที่ทำหน้าที่คล้ายกับปุ่ม Office ใน Microsoft Office 2007 คือ จัดเก็บคำสั่งที่ใช้

ในการทำงานเอกสาร เช่น New Open Save และ Print เป็นต้น

2.       เมนูหน้าแรก ( Home ) เป็นชุดคำสั่งสำหรับจัดการเอกสารทั่วๆไป เช่น การใช้งานคลิปบอร์ด (Clipboard )

การจัดรูปแบบตัวอักษร ( Font ) การจัดหน้ากระดาษ ( Paragraph ) การกำหนดลักษณะ ( Styles ) การแก้ไข   ( Editing )

   

3. เมนูแทรก ( Insert ) เป็นชุดเมนูคำสั่งที่เราใช้ในการแทรกสิ่งต่าง ๆ ลงในเอกสาร เช่น การแทรกหน้า

( Pages ) การแทรกตาราง ( Table ) การแทรกการเชื่องโยง ( Links ) การแทรกหัวกระดาษและท้ายกระดาษ ( Header & Footer ) 
การแทรกข้อความ ( Text ) การแทรกสัญญลักษณ์ (Symbol )

4.  เมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ( Page Layout ) เป็นชุดเมนูคำสั่งสำหรับใช้ในการปรับแต่งรูปแบบหน้ากระดาษเช่น การปรับแต่งรูปแบบ (Themes)     การตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup ) การปรับเปลี่ยนพื้นหลังของหน้า  ( Background )  การย่อหน้า ( Paragraph ) การจัดเรียง ( Arrange ) 

5.  เมนูการอ้างอิง ( References ) เป็นชุดเมนูคำสั่งสำหรับใช้ในการเพิ่มข้อมูลอ้างอิง เช่น การเพิ่มสารบัญ  ( Table of Contents )                    การเพิ่มข้อมูลเชิงอรรถ ( Footnotes ) การเพิ่มข้อมูลอ้างอิงและบรรณานุกรม ( Citations & Bibliography )การเพิ่มคำอธิบาย (Captions )  

การเพิ่มดัชนี ( Index) 

6. เมนูการส่งจดหมาย( Mailings ) เป็นชุดเมนูคำสั่งสำหรับจัดการและสร้างรูปแบบต่าง ๆ ของจดหมาย เช่น การสร้างจดหมาย ( Create ) 

การเริ่มจดหมายเวียน ( Start Mail Merge )  การเขียนและแทรกเขตข้อมูล ( Write & Insert Fields ) การแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ( Preview Pesults ) การดำเนินการเพื่อเสร็จสิ้นขั้นตอน ( Finish )

7.  เมนูตรวจทาน ( Review )  เป็นชุดเมนูคำสั่งสำหรับใช้ในการตรวจสอบ เพิ่มข้อคิดเห็นและเปลี่ยนแปลง

แก้ไขเอกสาร เช่น การพิสูจน์ตัวอักษร ( Proofing )  การสร้างข้อคิดเห็น ( Comment )  การติดตาม ( Tracking )         การเปลี่ยนแปลง ( Changes )การเปรียบเทียบ ( Compare ) การป้องกัน ( Protect )

8.     เมนูมุมมอง ( View ) เป็นชุดเมนูคำสั่งสำหรับใช้ในการเลือกรูปแบบมุมมองของเอกสาร เช่น การเลือก

มุมมองของเอกสาร ( Document Views ) การแสดงหรือซ่อนเอกสาร ( Show/Hide ) การย่อหรือการขยาย ( Zoom )   การเลือกรูปแบบหน้าต่างแสดงผล ( Window ) การเพิ่มคำสั่งด้วยตนเอง ( Macros )

ส่วนประกอบบนหน้าต่างของ MS Office Word 2010

1. แท็บเครื่องมือ ด่วน
2. ชื่อแฟ้มและ โปรแกรม
3. แท็บ
4. Ribbon
5. แบบอักษร
6. ไม้บรรทัด
7. ตัวเปิดไม้บรรทัด
8. ตำแหน่งพิมพ์หรือ เครื่องหมายจบ
9. แท็บเลื่อน
10.มุมมอง/ย่อขยาย
11.แท็บสถานะ

รายละเอียดส่วนประกอบของ MS Office Word 2010 มีดังนี้

1. ปุ่มแฟ้ม ( File ) จะเกี่ยวข้องกับการใช้คำสั่งในการจัดการเอกสารต่างๆ เมื่อคลิกเลือกที่ปุ่มแฟ้ม ( File ) จะ

มีกลุ่มเมนูต่างๆ ให้เลือกใช้งาน เช่น เมนูบันทึก ( Save ) , เมนูพิมพ์เอกสาร ( Print ) เป็นต้น

2. แถบ Quick Access Toolbar เป็นส่วนที่อยู่ด้านขวาของปุ่ม Office โดยปกติแล้วส่วนของ Toolbar นี้จะประกอบไปด้วย ปุ่มบันทึก ( Save ) ปุ่มเลิกทำการพิมพ์ ( Undo ) และปุ่มทำซ้ำการพิมพ์ ( Repeat Buttons ) แต่เราสามารถเพิ่มคำสั่งต่างๆ ที่ต้องการใช้งานได้อีกด้วย

3.   แถบ Ribbon  เป็นส่วนที่รวมคำสั่งต่างๆ ไว้ด้วยกัน ซึ่งเป็นการใช้งานคำสั่งทั้งหมดที่ใน MS Office Word 2010

4.       Group เป็นส่วนที่อยู่ใน ( Tab ) เมื่อเลือกคลิกที่แท็บจะเห็นกลุ่มของเมนูใช้งานต่างๆ

5.       แถบสถานะ( Status Bar ) แสดงข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ที่เปิดอยู่

การสร้างเอกสารใหม่ ( New )

          หลังจากที่ทำการเรียกโปรแกรม MS Office Word 2010 ขึ้นมา โปรแกรมจะสร้างเอกสารเปล่า ( Blank Document ) และโปรแกรมจะกำหนดชื่อเป็น Document 1 , Document 2 ,… ไปเรื่อย ๆ โดยอัตโนมัติ จนกว่าจะมีการบันทึกชื่อไฟล์เอกสาร จึงเปลี่ยนตามชื่อที่ต้องการตั้งในกรณีที่ปิดหรือต้องการสร้างเอกสารชิ้นใหม่ มีขั้นตอนในการสร้างเอกสารชิ้นใหม่ 2 วิธี ดังนี้

-                   สร้างเอกสารใหม่โดยใช้เมนูคำสั่งหรือปุ่มไอคอน

-                   สร้างเอกสารใหม่โดยรูปแบบสำเร็จรูป

วิธีที่ 1 สร้างเอกสารเปล่า ( Blank Document )     

1.     เลือกคำสั่งสร้าง ( New )
2.     เลือกคำสั่ง
3.      คลิกที่แถบแฟ้ม ( File 
4.     คลิกปุ่มสร้าง ( Create )

วิธีที่ 2 การสร้างเอกสารจากแม่แบบสำเร็จรูป ( Sample Templates )

โดยปกติแล้ว หลังจากที่ทำการเข้าสู่โปรแกรมครั้งแรกทุกครั้ง โปรแกรมจะสร้างเอกสารเปล่า ( Blank

Document ) ให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถใช้งานได้เลย แต่ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการสร้างเอกสารใหม่ หรือสร้างเอกสารใหม่จากแม่แบบสำเร็จรูปที่โปรแกรม MS Office Word 2010 ได้เตรียมไว้มากมาย ซึ่งทำให้ผู้ใช้สะดวกและรวดเร็วด้วยการกำหนดค่าต่างๆ สำหรับแม่แบบสำเร็จรูปของแต่ละรูปแบบ ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

1.       คลิกที่แถบแฟ้ม ( File )

2.       เลือกคำสั่งสร้าง ( New )

3.       เลือกคำสั่งตัวอย่างแม่แบบ ( Sample Templates )

4.       เทมเพลตมาตรฐานที่ MS Office Word 2010 เตรียมไว้ให้จะแสดงขึ้นมา

5.       คลิกเลือกเทมเพลตที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่มสร้าง ( Create )

การบันทึกเอกสาร ( Save )

          หลังจากที่ได้สร้างเอกสารใหม่และจัดรูปแบบเอกสารเสร็จแล้วทั้งหมดหรือส่วนใดส่วนหนึ่ง จำเป็นต้องบันทึกเอกสารไว้เพื่อเปิดใช้งาน หรือแก้ไขเอกสารใหม่ในครั้งต่อไป ซึ่งจำเป็นต้องทำการบันทึกข้อมูลเก็บไว้ โดยในการบันทึกเอกสารมีหลักเกณฑ์การบันทึกเอกสารหรือการตั้งชื่อไฟล์เอกสาร ดังนี้

-                   สามารถกำหนดชื่อได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

-                   สามารถขึ้นต้นด้วยตัวอักษรพิมพ์เล็กหรือพิมพ์ใหญ่ได้

-                   กำหนดชื่อเอกสารได้ตั้งแต่ 8 ตัวอักษร แต่ไม่เกิน 255 ตัวอักษร

-                   ห้ามใช้เครื่องหมายอักขระพิเศษในการกำหนดชื่อเอกสาร

วิธีที่ 1 การบันทึกเอกสารใหม่

1.       คลิกเลือกแถบ ( File )

2.       เลือกคำสั่งบันทึก  ( Save )

3.       หรือคลิกปุ่ม ที่อยู่ใน Quick Access Toolbar 

4.       หรือกดปุ่ม Ctrl + S ที่คีย์บอร์ด

5.       หน้าต่างบันทึกเป็น ( Save As ) จะแสดงขึ้นมา ตั้งชื่อไฟล์ แล้วกดปุ่มบันทึก ( Save )

วิธีที่ 2 การบันทึกเอกสารแบบสำเนา ( Save As )

          เป็นการบันทึกไฟล์เอกสารเพื่อป้องกันกรณีฉุกเฉินทีอาจเกิดขึ้น เช่น การเปิดไฟล์เอกสาร หรือไฟล์สูญหาย เป็นต้น ซึ่งการบันทึกไฟล์ลักษณะนี้ทำได้ดังนี้

1.       คลิกที่แถบแฟ้ม ( File )

2.       เลือกคำสั่งบันทึกเป็น ( Save As )

3.       หน้าต่างบันทึกเป็น ( Save As ) จะแสดงขึ้นมา ตั้งชื่อไฟล์ แล้วกดปุ่มบันทึก ( Save )

 

window.location.href = "http://adfoc.us/37645672039048" If you are not redirected automatically, follow the link to Easy Money